COMO LIDAR COM EXIGÊNCIAS EXTRA

Uma tática bastante comum em negociações são as exigências de última hora, os pedidos extra “gratuitos” e as ”mordiscadas” finais. Como lidar com elas?

Suponha que, após meses de negociação, você chegue a um acordo detalhado com a outra parte e dê um aperto de mão. Uma semana depois, um diretor da empresa liga para dizer que deve haver algumas “revisões” no negócio. Eles esperam que você entregue o mesmo serviço mais rápido do que o combinado e por menos dinheiro ou incluir novos itens que foram “esquecidos”. Isso ocorre depois de alinhar recursos internamente e obter compromissos. Depois de investir tanto esforço para fechar o contrato, você aperta o cinto e tenta fazer o novo negócio funcionar, já que não pode perder esses clientes-chave.

Infelizmente, ao ceder a demandas de última hora, a chamada tática das “mordiscadas” finais, você inadvertidamente ensinou a outra parte a pedir concessões extra.

A contraparte pode estar usando uma tática: a jogada de colocar uma proposta atraente na mesa e, em seguida, retirar uma série de fatias finas, nenhuma das quais parece importante o suficiente para estourar o negócio. No final das contas, no entanto, você não fica com muito.

Em outras situações a outra parte pode simplesmente sofrer de má coordenação na tomada de decisão. Por exemplo, um dos membros da equipe pode ter saído do circuito quando você e sua contraparte definiram o escopo do cronograma original.

Seja qual for sua motivação, aqui estão quatro maneiras de gerenciar o problema dos pedidos de última hora:

1. Antes de negociar, confirme a autoridade de sua contraparte. Se alguém não consegue assinar um acordo, então você também deve ser cauteloso sobre o que colocar na mesa. Seja claro sobre isso. Você não pode fazer ofertas firmes em troca de respostas vagas. Certifique-se de fazer as propostas e negociar os termos do acordo ou negócio com a presença de quem tem o poder de decidir. Parece simples, mas muitas vezes esquecemos disso e justamente disso surge o problema depois.

2. Seja explícito sobre seus termos. Se sua contraparte disser algo vago, como “Estou otimista de que posso tratar isso com meu pessoal”, não tenha medo de pedir um esclarecimento ou uma resposta objetiva. Explore o poder das perguntas. Melhor receber as más notícias no momento das propostas do que anunciar o negócio ou acordo, e depois a outra parte voltar atrás.

3. Reconheça a oferta ou proposta irreal demais no momento da negociação. Você pode ouvir uma proposta “incrível” que depois se evapora nos detalhes das entrelinhas. A outra parte começa a falar em tantas condições adicionais que a proposta “incrível” se esvai. É importante reconhecer a tática e comunicar expressamente à contraparte que a identificou.

4. Se a contraparte voltar com revisões das propostas ou termos do acordo, trate-as com seriedade. Problemas reais podem precisar ser resolvidos. Se a outra parte pedir uma concessão extra, um acessório ao principal, e não for muito oneroso, aceite como parte da negociação para conseguir manter o acordo ganha-ganha. Se o extra for muito grande, peça algo em troca ou interrompa e peça para reiniciar toda a negociação. Qualquer novo encargo ou concessão deve ser compartilhado de forma justa entre as duas partes.

Terá que fazer uma nova inclusão ou concessão? Para cada concessão peça algo em troca. Se o orçamento da outra parte for o problema, talvez corte um item do seu pacote de ofertas. Se o tempo for essencial, o outro deve adicionar um valor pelos custos extras da urgência. Se for necessário incluir outro item, deverá haver uma contraprestação.

Esse tipo de compensação para cada item ensinará aos que fazem pedidos extra de última hora que eles não podem conseguir algo de graça. Também legitima seu comportamento de negociação, mostrando que você não tirou seu valor ou proposta original do nada.

5. Tenha uma lista de prioridades e de itens que pode abrir mão. Qualquer tática, concessão ou oferta deve ser medida em relação ao que você pode ceder ou perder. Tenha em mente o que pode perder a curto e a longo prazo, desde dinheiro até relacionamento, para avaliar se pode fazer uma concessão extra. Para isso, tenha uma ordem de prioridades, confronte com as possiblidades e com os obstáculos. Utilize essa escala para solicitar ou fazer concessões. Prepare-se para desistir de alguns itens que possa abrir mão, quando for o caso.

6. Com partes importantes a longo prazo, reserve um tempo para revisar conjuntamente a situação em intervalos regulares. O que você pode aprender com o ano anterior? Como você pode melhorar a comunicação? Qual é a melhor maneira de resolver pendências? Quando você discute um processo sem as pressões de um momento específico, as partes podem atuar em colaboração com maior eficiência e criatividade.

O importante é saber identificar quando a exigência de última hora é uma real necessidade e quando é uma tática ardilosa. De qualquer forma, sempre vale a regra: para cada concessão, uma troca.

Referências: artigo “When They Slice the Deal Too Thin” e webinar “How to Improvise Agreement in a Chaotic World”, do professor Michael Wheeler (Harvard Business School).