COMUNICAÇÃO VISUAL NAS NEGOCIAÇÕES

Visual law para tornar informações jurídicas compreensíveis

Negociação de problemas complexos não se resolve só com artigos de lei. É preciso buscar fundamentos e ferramentas em várias outras áreas multidisciplinares, e nesse contexto a o visual thinking ou pensamento visual é bastante útil para tornar as informações mais claras e compreensíveis. O objetivo é, em síntese, transformar informações jurídicas em algo que qualquer pessoa possa entender.

Há algumas décadas, a informação não era tão disponível e acessível. Informar-se exigia um esforço bem maior do que apenas ligar uma máquina.

A grande questão da atualidade não é obter informações, elas chegam como uma enxurrada, com variações enormes de pontos de vista sobre um mesmo tema. A grande questão hoje é saber filtrar e organizar o mundo de informações a que temos acesso. Nesse contexto, ferramentas de comunicação visual têm a função de nos ajudar a sintetizar essas centenas de informações e a facilitar nossa vida e a dos outros em muitos aspectos.

Uma ferramenta ligada à inovação para resolver problemas é o visual thinking, ou pensamento visual, uma das etapas do processo de design thinking, que tem forte ligação com as áreas de psicologia, neurociência, marketing e administração. Já falamos sobre esses aspectos nos artigos sobre as novas habilidades e as práticas jurídicas do futuro chamados “Como não ser substituído por máquinas” e “Obsolescência avisada”[1], e agora discorremos sobre uma dessas novas abordagens intertidisciplinares.

O visual thinking tem se tornado tão importante para melhorar a comunicação no meio jurídico que ganhou até uma denominação própria: visual law, que combina elementos visuais e textuais para sintetizar e facilitar a compreensão por quem lê – ou vê – o documento jurídico. Muitos profissionais inovadores já vêm utilizando em petições e arrazoados, e essa técnica pode também ser explorada na negociação jurídica.

As 6 principais ferramentas do design thinking são o brainstorming, os mapas mentais, o mapa da empatia, prototipagem, cocriação e storyboard. As técnicas de brainstorming, cocriação (cooperação) e mapa da empatia já são bastante utilizadas na mediação e na negociação. Agora quero mostrar como utilizar os mapas mentais para praticar o brainstorming, tomar decisões, planejar ações e gerenciar estratégias nas negociações.

Mapas mentais, também chamados mapas de ideias, são guias físicos ou virtuais que ajudam a nos localizar, a encontrar melhores caminhos e a memorizá-los de maneira mais eficiente. Na década de 1960, o psicólogo Tony Buzan, um estudioso do funcionamento do cérebro e dos processos de aprendizagem, compreendendo que esse órgão trabalha de maneira mais eficiente quando estimulado visualmente, aprimorou o conceito de mapas mentais e disponibilizou muitas informações sobre como usar a imagem para alimentar nossa memória.

Os mapas mentais são gráficos visuais que “imitam” o funcionamento cerebral: partem de um núcleo ou ideia principal e se estendem para os demais assuntos relacionados de forma circular. São aliados nos processos de síntese e aprendizagem por serem totalmente compatíveis com o funcionamento do “nosso HD” que é circular e não linear. Eles ajudam no processo de criação, assimilação e memorização de conteúdos porque enfatizam e estimulam os processos de livre associação.

Você já deve ter percebido que é muito mais fácil lembrar uma informação ou onde guardou alguma coisa, se refizer mentalmente o caminho percorrido – é o processo de livre associação do pensamento visual em funcionamento.

Um dos primeiros passos para construção de um mapa mental é tomar notas e mapear as ideias para entender de que maneira elas se relacionam entre si. A construção do mapa envolve “eleger” as palavras chaves que melhor significam o conteúdo e sintetizam textos longos e conteúdos extensos.

Mapas mentais também estimulam a criatividade enfatizando os processos de brainstorming, livre associação e o pensamento criativo. Para isso, é necessária uma mudança na maneira de pensar: sair do modo linear e horizontal que escrevemos e começar a pensar de forma radial e circular.

De maneira simplificada, para construir um mapa mental, a primeira coisa a se fazer é escrever a palavra-chave principal no meio de uma folha de papel. Da ideia central devem irradiar outras palavras-chave que façam referência ao tema principal, lembrando que palavras-chaves são mais fáceis de serem lembradas do que sentenças inteiras. O texto, embora seja muito importante para a construção de um mapa mental, não deve ser usado em exagero já que a ideia principal do gráfico é facilitar ao máximo o entendimento e memorização de conteúdo através do mínimo possível de palavras. O mapa deve ser capaz de traduzir uma página em cinco palavras ou um capítulo de um livro em uma folha. Na negociação, pode-se descrever o problema em uma página, ou as opções de solução, ou as estratégias de ação, seja para memorizar melhor, seja para apresentá-las para quem se quer comunicar.

Mapas mentais para desenvolver brainstorming: “Chuva de pensamentos desconexos que geram resoluções e grandes ideias” é o conceito de brainstorming. Porém, pensamentos aleatórios não levam a lugar algum a menos que estejam conectados de alguma maneira. Os mapas mentais são ótimos para dar continuidade a um brainstorming porque ajudam a conectar pensamentos e achar relações entre eles de maneira a criar novas ideias.

O processo de construção de mapa mental para brainstorming é simples: Após a criação do brainstorming e colheita das ideias, coloque o tema central no centro da folha sendo o mais específico possível. Distribua em torno do tópico central as ideias que surgiram. Lembre que um dos princípios do brainstorming é que quanto mais opções tiver melhor, e não faça nenhuma censura em relação aos subtópicos que surgirem. Com o mapa mental todo preenchido, vá eliminando/riscando as ideias que se afastam demais do objetivo e procure as ideias que possam ser úteis e conectadas entre si. Se na primeira tentativa o objetivo não for alcançado, você pode sempre voltar ao início e deixar seu cérebro “chover” um pouco mais.

Mapas mentais para tomada de decisões: Tomadas de decisão são processos de avaliar os caminhos possíveis e escolher qual rumo seguir. Quando conseguimos colocar no papel um esboço do que uma decisão pode representar nos possíveis caminhos existentes, fica muito mais fácil decidir. Há uma subespécie de mapa mental para isso, chamada árvore de decisão, que é um mapa dos possíveis resultados para cada uma das opções relacionadas. Para construir um mapa mental de uma tomada de decisão, deve-se colocar o assunto em questão como tema central e as opções disponíveis como subtópicos. Em cada subtópico deve-se colocar os pontos positivos e negativos, somente os mais relevantes. Se algum quesito se repetir em prós ou contras, pode-se inclusive definir pontuação para qualificar o pró ou o contra como superior ou inferior em termos de comparação. Uma alternativa para essa criação é fazer primeiro o brainstorming, depois organizar as informações para a tomada de decisão.

Mapas mentais para planejamento: Planejar é antecipar ações para que se coloque algum algo em prática. É entender quais etapas, ações, estratégias são necessárias para se chegar ao resultado pretendido. É entender o que é preciso fazer para que alguma coisa aconteça da maneira que desejamos. Algumas pessoas usam esboços ou listas para planejar, mas em algumas situações os mapas mentais circulares podem funcionar melhor do que listas lineares.

Os mapas mentais possibilitam que se passe de um passo para outro com liberdade, ao contrário dos textos e listas que colocam o foco linearmente, um item por vez. Dessa maneira podemos transitar entre o primeiro e último passo do planejamento sem romper com a estratégia de ação. O centro do esquema deve ser o tema principal, e como subtópicos variações de possibilidades ou possíveis passos do plano de ação. Quanto mais passos existirem em cada subtópico mais fácil acontece o planejamento. Faça esse exercício até que se esgotem as possibilidades e variáveis, depois de pronto estude com cuidado cada passo e os processos que envolvem cada opção. A partir daí, entra um passo que diferencia esse tipo de mapa para os mapas de brainstorming (que é somente geração de ideias). Você começará a colocar no mapa as ações concretas que tomará a partir do planejamento.

Mapas mentais para gerenciar estratégias e planos de ação: Todo o processo que envolve a organização para que o objetivo do planejamento seja alcançado envolve pessoas diferentes, com vivências diferentes. Também existem muitas etapas e componentes que compõe o plano de ação que devem estar em sintonia para que tudo funcione como planejado. Os mapas mentais são funcionais porque com eles é possível fragmentar a informação e as etapas, tornando-as mais fáceis de serem resolvidas.

Também é muito importante por ser uma ferramenta colaborativa em que todas as pessoas podem se envolver, se sentirem escutadas e representadas. Para criar um mapa mental na construção de um acordo, por exemplo, o primeiro passo é dividi-lo em partes. Os tópicos mais urgentes e imediatos, os tópicos secundários menos urgentes e que surgem da resolução dos primeiros e, por fim, os tópicos menos urgentes ou os mais complexos - e que devem acontecer nas fases finais. O ideal é que em cada etapa se esmiúce tudo que deverá envolver sua realização: o pessoal envolvido, os custos, o tempo esperado, recursos materiais, documentos necessários e qualquer outro detalhe.

A título de exemplo, o 5W2H é uma técnica usada na área de gestão de empresas que facilita a identificação de problemas e o planejamento de ações, representada por um mapa mental que contém 7 perguntas que correspondem a “7 maneiras de ver” o problema e solucioná-lo. A composição da sigla está relacionada às perguntas em sua versão em inglês: 5w - what, where, when, why, who, e 2h - how e how much, como podemos observar no gráfico abaixo. É uma ótima ferramenta tanto no planejamento de uma negociação quanto para checar a viabilidade de propostas trazidas à mesa de negociação.

Os mapas mentais são guias físicos ou virtuais. Já existe uma gama enorme de sites e aplicativos com plataformas online para construção de mapas mentais. O próprio Canva tem diagramas, infográficos, gráficos de bolha, mapas estratégicos, análise Swot, fluxograma de processo, scorecard, estrutura analítica de projeto, árvore de decisão.

O pensamento visual a partir de um mapa mental facilita a geração de ideias, criação de soluções, organização de informações, tomada de decisões e comunicação de ideias nas negociações.

Referências:

BUZAN, Tony. Mapas mentais para os negócios. Editora Cultrix, 2017.

EPPLER, Martin; PFISTER, Roland. Comunicação Visual: Como Utilizar o Design Thinking Para Resolver Problemas e se Comunicar Melhor em Qualquer Situação. Editora Alta Books, 2019.

MIND MEISTER: http://www.mindmeister.com/pt

Canva: https://www.canva.com/search/templates?q=mapa%20mental

[1]https://www.negociacaojuridica.com/blog